Billing Summary / Resumen de facturación

The Billing Summary is where you will be able to run billing summary reports for a client for a specific date range. 

At the left navigation menu, click on the billing summary.

After filtering the date and client name, you will also be able to further filter by therapist and by visit status.

The default report displayed on this screen is the current month’s visits for all active clients and all visit statuses.

Aside from the billable amount, the billing summary will show the therapist's  hours worked, hours billable, units billable, the payroll status, visit status, diagnosis code, note status, and billing code.

HOW TO GENERATE A REPORT FOR A CLIENT AND THERAPIST:

  1. Select a From and To date
  2. Select a Client Status, default is Active.
  3. Select a Client name from the dropdown
  4. After selecting the client name, the personnel dropdown options will appear. Select a personnel status, default is active.
  5. Select a Personnel name from the dropdown.
  6. You can leave Visits Status to All statuses.
  7. You can also filter by note status.
  8. Click Run Report.

HOW TO DOWNLOAD A REPORT

To download the report, just click on the DOWNLOAD CLAIMS AS EXCEL link after you generate the report.

HOW TO DELETE A VISIT:

  1. After generating the specific report, check the visit you want to delete.
  2. Click the delete icon under actions. 

  3. Click OK on the popup confirmation prompt.

The visit will be successfully deleted. You can delete visits with any status in the billing summary screen.

EDIT A SCHEDULED VISIT:

  1. Generate a report that filters the specific scheduled visit that you want to edit.
  2. Click the Edit icon under Actions. 

  3. A popup edit screen will appear. 

     Edit the necessary information you want to change. 

  4. Click Save.

The change will be applied right away.

The scheduled visit's edit screen will allow you to edit the following:

  • Billing Code
  • Scheduled Times
  • Scheduled Start and End Address
  • Caregiver
  • Therapist Rate

EDIT AN IN-PROGRESS VISIT:

  1. Generate a report that filters the specific scheduled visit that you want to edit.
  2. Click the Edit icon under actions.
  3. A popup edit screen will appear. 

     Edit the necessary information you want to change. 

  4. Click Save.

The in-progress visit's edit screen will allow you to edit the following:

  • Billing Code
  • Scheduled Start and End Address
  • Caregiver
  • Therapist Rate

EDIT A COMPLETED VISIT:

  1. Generate a report that filters the specific completed visit that you want to edit.
  2. Click the Edit icon under actions.
  3. A popup edit screen will appear. 

     Edit the necessary information you want to change. 

  4. Click Save.

The change will be applied right away.

The completed visit’s edit Screen will allow you to edit the following:

  • Billing Code
  • Invoice Time Override
  • Scheduled Start and End Address
  • Caregiver
  • Therapist Rate

EDIT A VISIT WITH CLAIM PAID STATUS:

  1. Generate a report that filters the specific visit with the claim paid status that you want to edit.
  2. Click the Edit icon under actions.
  3. A popup edit screen will appear. 

    Edit the necessary information you want to change. 

  4. Click Save.

The change will be applied right away.

Visit with claim paid status edit screen will allow you to edit the following:

  • Billing Code
  • Invoice Time Override
  • Scheduled Start and End Address
  • Caregiver
  • Therapist Rate

EDIT A VISIT WITH COMPLETED W/ ERROR(S) STATUS: 

  1. Generate a report that filters the specific visit with Completed w/ Error(s) status that you want to edit.
  2. Click the Edit icon under actions.
  3. A popup edit screen will appear. 

    Edit the necessary information you want to change. 

  4. Click Save.

The change will be applied right away.

Visit with completed w/ error(s) status edit screen will allow you to edit:

  • Billing Code
  • Invoice Time Override
  • GPS Failed Reason Code (for those with GPS Distance Failed for Start and/or End Visit Location due to being more than 2 mile(s) away from scheduled location
  • Scheduled Start and End Address
  • Caregiver
  • Therapist Rate

EDIT A VISIT WITH SUBMITTING TO CLEARINGHOUSE STATUS:

  1. Generate a report that filters the specific visit by submitting to clearinghouse status that you want to edit.
  2. Click the Edit icon under actions.
  3. A popup edit screen will appear.

    Edit the necessary information you want to change. 

  4. Click Save.

The change will be applied right away.

Visit with submitting to clearinghouse status edit screen will allow you to edit:

  • Billing Code
  • Invoice Time Override
  • GPS Failed Reason Code (for those with GPS Distance Failed for Start and/or End Visit Location due to being more than 2 mile(s) away from scheduled location) 
  • Scheduled Start and End Address
  • Caregiver
  • Therapist Rate

SET SCHEDULED & IN PROGRESS VISITS AS COMPLETED:

  1. After generating the specific report, check the visit you want to set to complete.
  2. Click the MARK COMPLETED under actions. This option is only available for EVV = ON.

  3. Click OK on the popup confirmation prompt.

The Visit status will then change to complete.

For EVV = OFF, you will see the SET ALL SCHEDULED VISITS AS COMPLETED instead.

SET CLAIMS PAID FOR THE COMPLETED VISIT:

  1. Generate a report that filters the specific completed visit that you want to set claims paid for.
  2. Click the set claims paid icon under actions. 

The visit status will then change to claim paid.

UNDO CLAIMS PAID:

  1. Generate a report that filters the specific visit with claims paid status that you want to undo claims paid for.
  2. Click the undo claim paid icon under actions. 

The visit status will then change to complete.

SEND COMPLETED VISITS TO CLEARINGHOUSE:

  1. After generating the specific report, check the completed visit you want to set to send to the clearinghouse.
  2. Click the SEND TO CLEARINGHOUSE under Actions. 

  3. Click OK on the pop up confirmation prompt.

The Visit status will then change to Submitted to Clearinghouse

RETRY VERIFICATION FOR COMPLETED W/ ERROR(S):

  1. Generate a report that filters the specific visit with Completed w/ Error(s) status that you want to edit.
  2. Click the Completed w/ Error(s) status.    

  3. A pop-up screen containing information about the errors will appear. 

  4. Try to correct and complete those errors.
  5. After correcting the errors, go back to the Billing summary screen and find the specific visit
  6. Click the RETRY & SEND TO CLEARINGHOUSE button under actions. 

    The visit status will be changed to a visit completed.

For completed visits with GPS distance failed error:

  1. Click Edit
  2. Select a GPS Failed reason code from the dropdown
  3. Click save
  4. Click the RETRY & SEND TO CLEARINGHOUSE button under actions. 

If there are no other errors, the status will change to the visit completed.

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Resumen de facturación

El resumen de facturación (Billing Summary) es donde podrá ejecutar informes de resumen de facturación para un cliente para un intervalo de fechas específico. 

En el menú de navegación lateral, haga clic en el resumen de facturación (Billing Summary).

Después de filtrar por fecha y por nombre del cliente, también podrá filtrar más por terapeuta y por el estado de la visita.

El informe predeterminado que se muestra en esta pantalla es la vista del mes actual para todos los clientes activos y todos los estados de visitas .

Aparte del monto facturable, el resumen de facturación mostrará las horas trabajadas por terapeuta, horas facturables, unidades facturables, el estado actual de nómina o planilla, el estado de la visita, el código de diagnóstico y código de facturación.

GENERAR UN INFORME PARA UN CLIENTE Y TERAPEUTA:

  1. Seleccione una fecha de inicio y final.
  2. Seleccione un estado de cliente (Client Status), el valor predeterminado es activo.
  3. Seleccione un nombre de cliente del menú desplegable.
  4. Después de seleccionar el nombre del cliente, aparecerán las opciones del menú desplegable de personal. Seleccione un estado de personal, el valor predeterminado es activo.
  5. Seleccione un nombre de personal del menú desplegable.
  6. Puede dejar estado de visitas en todos los estados.
  7. Puede filtrar por el estatus de la nota.
  8. Haga clic en crear informe (Run Report).

DESCARGAR UN INFORME:

Para descargar el informe, simplemente haga clic en el enlace DESCARGAR RECLAMOS COMO EXCEL (DOWNLOAD CLAIMS AS EXCEL) después de generar el informe.

BORRAR UNA VISITA:

  1. Después de generar el informe específico, marque la visita que desea eliminar.
  2. Haga clic en el icono de eliminar (delete) en acciones. 

  3. Haga clic en aceptar (Ok) en el mensaje de confirmación emergente.

La visita se eliminará correctamente. Puede eliminar visitas en cualquier estado en la pantalla de resumen de facturación (Billing Summary).

EDITAR UNA VISITA PROGRAMADA:

  1. Genere un informe filtrado para la visita programada específica que desea editar.
  2. Haga clic en el icono editar (Edit) en acciones. 

  3. Aparecerá una ventana de edición emergente. 

     Edite la información necesaria que desea cambiar. 

  4. Haga clic en guardar (Save).

El cambio se aplicará de inmediato.

La pantalla de edición de la visita programada le permitirá editar lo siguiente:

  • Código de facturación
  • Horario programado
  • Dirección de inicio y finalización programada
  • Cuidador/Tutor
  • Tárifa del terapeuta

EDITAR UNA VISITA EN CURSO:

  1. Genere un informe filtrado para visitas en curso (In progress) y busque la visita específica que desea editar.
  2. Haga clic en el botón editar (Edit) debajo de acciones.
  3. Aparecerá una ventana de edición emergente. 

     Edite la información necesaria que desea cambiar. 

  4. Haga clic en guardar (Save).

La pantalla de edición de la visita en curso le permitirá editar lo siguiente:

  • Código de facturación
  • Dirección de inicio y finalización programada
  • Cuidador
  • Tárifa del terapeuta

EDITAR UNA VISITA COMPLETADA:

  1. Genere un informe filtrado para visitas completadas y busque la visita específica que desea editar.
  2. Haga clic en el botón de editar (Edit) debajo de acciones.
  3. Aparecerá una ventana de edición emergente.

     Edite la información necesaria que desea cambiar. 

  4. Haga clic en guardar (Save).

El cambio se aplicará de inmediato.

La pantalla de edición de la visita completada le permitirá editar lo siguiente:

  • Código de facturación
  • Anulación de tiempo de factura
  • Dirección de inicio y finalización programada
  • Cuidador
  • Tasa de terapeuta

EDITAR UNA VISITA CON ESTADO RECLAMO PAGADO:

  1. Genere un informe filtrado por visitas con el estado de reclamo pagado y busque la visita específica que desea editar.
  2. Haga clic en el icono de editar (Edit) debajo de acciones.
  3. Aparecerá una ventana de edición emergente. 


    Edite la información necesaria que desea cambiar. 

  4. Haga clic en guardar (Save).

El cambio se aplicará de inmediato.

Visitar la pantalla de edición de una visita con estado de reclamo pagado le permitirá editar lo siguiente:

  • Código de facturación
  • Corrección de tiempo a facturar
  • Dirección de inicio y finalización programada
  • Cuidador
  • Tarifa de terapeuta

EDITAR UNA VISITA CON ESTADO COMPLETADA CON ERROR(ES):

  1. Genere un informe filtrado para visitas con el estado completada con error(es) y busque la visita específica que desea editar.
  2. Haga clic en el icono editar (Edit) debajo de acciones.
  3. Aparecerá una ventana de edición emergente. 

    Edite la información necesaria que desea cambiar. 

  4. Haga clic en guardar (Save).

El cambio se aplicará de inmediato.

La ventana de edición de una visita completada con error(es) le permitirá editar lo siguiente:

  • Código de facturación
  • Corrección de tiempo a facturar
  • Código de motivo de falla de GPS  (para aquellos con la  distancia de GPS fallida para la ubicación de inicio y / o final de la visita
  • Dirección de inicio y finalización programada
  • Cuidador
  • Tárifa del terapeuta

EDITAR UNA VISITA CON EL ESTADO ENVIANDO A CENTRO DE COMPENSACIÓN/CLEARINGHOUSE:

  1. Genere un informe filtrando para visitas con el estado 'enviando a centro de compensación' (Clearinghouse) y busque la visita específica que desea editar.
  2. Haga clic en el icono editar (Edit) debajo de acciones.
  3. Aparecerá una ventana de edición emergente.

    Edite la información necesaria que desea cambiar. 

  4. Haga clic en guardar (Save).

El cambio se aplicará de inmediato.

La ventana de edición para visitas siendo enviadas al centro de compensación (Clearinghouse) le permitirá editar lo siguiente:

  • Código de facturación
  • Corrección de tiempo a facturar
  • Código de motivo de falla de GPS  (para aquellos con la  distancia de GPS fallada para la ubicación de inicio y / o final de la visita
  • Dirección de inicio y finalización programada
  • Cuidador
  • Tarifa de terapeuta

CONFIGURAR LAS VISITAS PROGRAMADAS Y EN CURSO COMO COMPLETADAS:

  1. Después de generar el informe específico, marque la visita que desea establecer como Completada.
  2. Haga clic en marcar como completada (Mark as Completed)  en acciones. Esta opción solo está disponible para EVV = ON.

  3. Haga clic en aceptar en el mensaje de confirmación emergente.

El estado de la visita cambiará a completado.

Para  EVV = OFF , verá el conjunto (Set) de todas las visitas programadas como completadas. 

FIJAR RECLAMOS PAGADOS(PAID CLAIMS) POR LA VISITA COMPLETADA:

  1. Genere un informe que filtre la visita completada específica por la que desea establecer reclamos pagados.
  2. Haga clic en el icono establecer reclamos pagados debajo de acciones. 

El estado de la visita cambiará a reclamación pagada (Paid Claim)

DESHACER RECLAMOS PAGADOS:

  1. Genere un informe que filtre la visita específica con el estado de reclamaciones pagadas que desea deshacer las reclamaciones pagadas.
  2. Haga clic en el icono deshacer reclamo pagado (Undo Claim Paid) debajo de acciones. 

El estado de la visita cambiará a completado.

ENVIAR VISITAS COMPLETADAS A CLEARINGHOUSE:

  1. Después de generar el informe específico, verifique la visita completada que desea configurar para enviar a la cámara de compensación (Clearinghouse).
  2. Haga clic en enviar a clearinghouse (Send to Clearinghouse) en acciones. 

  3. Haga clic en aceptar en el mensaje de confirmación emergente.

El estado de la visita cambiará a enviado al centro de compensación (Clearinghouse).

REINTENTAR LA VERIFICACIÓN PARA VISITAS COMPLETAs CON ERROR(ES):

  1. Genere un informe filtrando las visitas completadas con errores y busque la visita específica que desea editar.
  2. Haga clic en el estado "Completada con error(es)".

  3. Aparecerá una ventana emergente que contiene una lista detalla de los errores. 

  4. Intente corregir y completar esos errores.
  5. Después de corregir los errores, vuelva a la pantalla de resumen de facturación (Billing Summary) y busque la visita específica.
  6. Haga clic en el botón reintenta y enviar a centro de compensación (Retry & send to clearinghouse) en acciones. 

    El estado de la visita cambiará a visita completada.

CORREGIR ERRORES DE DISTANCIA GPS PARA VISITAS COMPLETADAS:

  1. Haga clic en editar.
  2. Seleccione un código de motivo de error de GPS del menú desplegable.
  3. Clic en guardar.
  4. Haga clic en el botón reintentar y enviar a clearinghouse en acciones. 

Si no hay otros errores, el estado cambiará a visita completada.

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