Billing through Change Healthcare / Facturación a través de Change Healthcare

In order for your practice to bill through Behaviorsoft and its integration with Change Healthcare (CH - McKesson), a billing setup process is needed. You can review that process here.

Once that billing setup process has been completed, make sure the payer is connected to the clearinghouse in Settings>Financial Settings>Payers.

Completed visits for payers connected to the clearinghouse will have a checkbox in the very first column in the billing summary.

If you select visits by clicking in the checkboxes, a button to create receivables will appear above.

Once the "create receivables" button is pressed, the status of those visits will change from "Visit Completed" to "Added to Claim Group". Next to the visit's tab, you will find the claim's tab. In that tab, you'll find all created claims. Recently created claims will show up as drafts. 

As a draft, you can click the edit claim button, which will open a pop-up window that will let you see the service line(s) and if you click the "CMS 1500 Form" tab you will be able to see and download the form. You can edit what is in this form by editing the fields where information is pulled from in the system (company settings, client's profile, therapist's profile, payer screen, etc.).

If you exit that pop-up window, you are able to send those claims to the clearinghouse by clicking the "send" button in the last column.

Once sent, you will see a "queued for validation against clearinghouse" status which means the claim is being checked. After the validation is done, it will either be "successfully send to clearinghouse" or it will have "error(s) while sending to clearinghouse. If it has errors, you are able to see the error codes by clicking on the number of issues in the error column.

 We've compiled a list of errors and the way to fix them here: https://help.behaviorsoft.com/article/255-claimerrors

If you happen to encounter an error not listed in the article, please contact our support team at support@behaviorsoft.com who will then contact Change to find out what the error is, the way to fix it, and add it to the claim errors article for future reference.

Once errors are fixed, click send again so it is sent successfully. Once sent, you should be able to see remits in the remits tab and also post a payment in the receives summary when you can write off pending amounts when needed.

If you enter something in the client responsibility field, this would then appear under the invoices tab as a billing item. 

In the billing items, you will see that the default status is "Not attached".

You are able to select items and then click on the "Create Invoices" button to create an invoice draft.

Once the invoice draft has been created, the billing items status will then change to "invoiced" and the invoice created would be shown above, in the invoices section.

Once that invoice draft is created, you can download it as a pdf, send it to the caregiver portal, edit it or delete it. If you click on edit you will see the billing items and the total. You are able to add customized billing items here, select the terms (Net Due, Net 15, Net 30, Net 45), and also include a message in your invoice before you send it.

Whatever payer pays, you should be able to see it in your remits tab and that should also appear in the receivables summary tab. Whatever the client pays, you should also be able to see it there.

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Facturación a través de Change Healthcare 

Para que su consulta pueda facturar a través de Behaviorsoft y su integración con Change Healthcare (CH - McKesson) es necesario un proceso de configuración de la facturación. Puede revisar ese proceso aquí.
Una vez que el proceso de configuración de la facturación se ha completado, asegúrese de que el pagador este conectado a nuestro clearinghouse en Configuración>Configuración Financiera>Pagadores.

Todas las visitas completadas para los pagadores conectados a nuestro clearinghouse tendrán una casilla de verificación en la primera columna del resumen de facturación (Billing Summary).

Si selecciona las visitas haciendo clic en las casillas de verificación, aparecerá arriba un botón para crear cuentas por cobrar.

Una vez que haya dado clic en el botón de "crear cuentas por cobrar", el estado de esas visitas cambiará de "Visita completada" a "Añadida al grupo de reclamaciones". Junto a la pestaña de la visita, encontrará la pestaña de la reclamación. En esa pestaña, encontrará todas las reclamaciones creadas. Las reclamaciones creadas recientemente aparecerán como borradores. 

Como borrador, puede hacer clic en el botón de edición de reclamaciones, que abrirá una ventana emergente que le permitirá ver la(s) línea(s) de servicio y si hace clic en la pestaña "Formulario CMS 1500" podrá ver y descargar el formulario. Puede editar lo que hay en este formulario editando los campos de donde se extrae la información en el sistema (configuración de la empresa, perfil del cliente, perfil del terapeuta, pantalla del pagador, etc.).

Si sale de esa ventana emergente, podrá enviar esas reclamaciones a clearinghouse haciendo clic en el botón "enviar" de la última columna.

Una vez enviada, verá el estado "en cola para validación contra clearinghouse", lo que significa que se está comprobando la solicitud. Una vez realizada la validación, aparecerá "enviado con éxito a clearinghouse" o tendrá "error(es) durante el envío a clearinghouse". Si tiene errores, podrá ver los códigos de error haciendo clic en el número de problemas en la columna de errores.
 Hemos recopilado una lista de errores y la forma de solucionarlos aquí: https://help.behaviorsoft.com/article/255-claimerrors
Si se encuentra con un error que no aparece en el artículo, póngase en contacto con nuestro equipo de asistencia en support@behaviorsoft.com, que se pondrá en contacto con Change para averiguar cuál es el error, la forma de solucionarlo y añadirlo al artículo de errores de reclamación para futuras referencias.
Una vez corregidos los errores, haga clic en enviar de nuevo para que se envíe con éxito. Una vez enviado, debería poder ver las remesas en la pestaña de remesas y también contabilizar un pago en el resumen de recepciones cuando pueda anular los importes pendientes cuando sea necesario.
Si introduces algo en el campo de responsabilidad del cliente, esto aparecerá en la pestaña de facturas como un elemento de facturación. 

En los elementos de facturación, verá que el estado por defecto es "No adjunto".

Puede seleccionar artículos y luego hacer clic en el botón "Crear facturas" para crear un borrador de factura.

Una vez creado el borrador de la factura, el estado de los artículos de facturación cambiará a "facturado" y la factura creada se mostrará arriba, en la sección de facturas.

Una vez creado ese borrador de factura, puedes descargarlo en pdf, enviarlo al portal del cuidador, editarlo o eliminarlo. Si hace clic en editar, verá los elementos de facturación y el total. Aquí puede añadir elementos de facturación personalizados, seleccionar los plazos (neto vencido, neto 15, neto 30, neto 45) y también incluir un mensaje en tu factura antes de enviarla.

Todo lo que el pagador paga, usted debería poder verlo en su pestaña de remesas y eso también debería aparecer en la pestaña de resumen de cuentas por cobrar. Lo que el cliente pague, también debería poder verlo allí.

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