Tracking Supervision / Seguimiento de supervisión (video)



Supervision time for RBTs is tracked in the Training/Supervision tab on the therapist's profile. 

To correctly track supervision, you'll need to set up a few things first.

NOTE: Time Log Rules

"Time Log Rules" do not need to allow any overlapping time. Training visits marked as such in the RBTs calendar will not be counted as an overlap.

1. Set up billing codes for supervision time

A billing code needs to be set up for every client type and RBT type you wish to schedule training visits for. This code should only be used in RBT visits that will be supervised by the analyst.  This must be done in Settings>Billing Codes. Make sure you select the "Training" checkbox under the title.

2. Set up training rate

After you've adjusted the "Time Log Rules" and the proper billing code combinations, you'll also have to set up a training rate in the therapist's profile. Once in the therapist's profile, go to the "Service & Documents Rates" tab and adjust the Training rate.


3. Schedule a visit and mark it as training

You are now ready to schedule training/supervision visits. You'll need to go to the calendar view and schedule as usual. Once the visit is on the calendar, you'll need to edit the visit and select the Training/Supervision checkbox. This should be done for the supervisee only (only the therapist being supervised should have his/her visit marked as).


4. Set up a supervisor or supervisors. On every therapist profile, you will be able to enter a supervisor per client. Go to the therapist's profile, click the edit button on the top right corner, scroll down, and you will see the "Supervisor (Therapist)" field where you will select a supervisor or supervisors from a dropdown menu. Admins and superusers can create this file without being the appointed supervisor by going to the therapist's profile.


5. Create a Supervision report. The supervisor will find a new "Supervision" tab on their left navigation menu. From there, the supervisor will be able to click the "create" button on the actions column to create a report and save it as a pdf (that both supervisee and supervisor will be able to sign and download such report). 



Notes:

  • The "Training and Supervision (Check all that apply)" and "Documents reviewed checklist" sections are customizable by the administrator in Settings>General Settings>List Customizations. 

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Seguimiento de supervisión

El tiempo de supervisión de los RBT se registra en la pestaña "Formación/Supervisión" (Training/Supervision) del perfil del terapeuta. 

Para realizar un seguimiento correcto de la supervisión, tendrá que configurar primero algunas cosas.

NOTA: Time Log Rules

"Time Log Rules" no necesita tiempo de traslape. Todas las visitas de entrenamiento en el calendario de un RBT no serán contadas como traslape.

1. Establecer códigos de facturación (Billing Codes) para el tiempo de supervisión.

Es necesario configurar un código de facturación para cada tipo de cliente y tipo de RBT para el que desee agendar visitas de formación. Este código solo debe de ser utilizado en visitas de RBT que serán utiliizadas por el analista. Esto se debe de hacer en ajustes>ajustes generales>códigos de facturación (Settings>Genral Settings>Billing Codes). Asegurese de marcar la opción de training justo debajo del título.


2. Establecer tarifa de entrenamiento (Training Rate).Luego de ajustar las reglas de registro de tiempo (Time Log Rules) y las combinaciones adecuadasde códigos de facturación, también tendrá que configurar una tarifa de entrenamiento en el perfil del terapeuta. Una vez en el perfil del terapueta, vaya a las pestaña tarifas de servicios y documents (Service and Document Rate) y ajuste la tarifa de entrenamiento.

3. Agendar una visita y marcarla como supervisión. 

Ahora está listo(a) para agendar las visitas de entranamiento/supervisión. Tendrá que ir al calendario y agendar como de costumbre. Una vez que la visita esté en el calendario, tendrá que editar la visita y seleccionar la casilla de entrenamiento/supervisión (Training/Supervision). Esto cambiará de forma automática el código de facturación. 

4. Configurar un supervisor o supervisores. En el perfil de cada terapeuta, podrá configurar un supervisor por cliente. Solo debe dirigirse al perfil del terapeuta, hacer clic en el botón de editar en la esquina superior derecha, desplazarse hacia abajo para poder ver el campo de supervisor ("Supervisor (Therapist)") de donde podrá elegir el supervisor o supervisores de un menú desplegable.



5. Crea reporte de supervisión.El supervisor tendrá una nueva pestaña de supervisión en su menú de navegación lateral. Desde ahí, podrá hacer clic en el botón "Crear" para crear y guardar un reporte en pdf (que ambos el supervisado y el supervisor tendrán que firmar).



Notas:

  • Las secciones de entrenamiento y supervisión ("Training and Supervision (Check all that apply)") y la de lista de revisión de documents ("Documents reviewed checklist") son personalizables por el administrator en Settings>General Settings>List Customizations.
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