Billing Codes / Códigos de facturación

Billing Codes are a company configuration under Financial Settings. To configure billing codes you must click on Settings in the top navigation and select billing codes.

Based on your company’s needs, commercial payers, and private payers you can  add more billing codes, edit pre-existing billing codes, or delete billing codes.

Title. is just a label for you to know what the billing code is for. This can be whatever you want.

Billable document flag. Meant to be used when you are going to bill a flat rate per document instead of per time. This will make the Unit min Time field be 0 and Unit Complete Time 1440. Anything between 1 minute and 24 hours will be reflected as 1 single unit in the billing summary when this billing code is selected. 

Telehealth. To be used when the visit is going to take place over a telehealth solution (ours or not). This will be the billing code Behaviorsoft uses when case B (below) is used.

Training. To be used when the rendering provider will be supervised. This will be the billing code Behaviorsoft uses when case B (below) is used.

Unit Min Time and Unit Complete Time. Units in ABA are always 8 minutes minimum and 15 minutes tops so you really wouldn't touch this unless you are trying to accommodate for other types of services.

Billing rate per unit and contracted rate per u
nit. Enter in billing rate how much you will bill per unit and enter in the contracted rate the amount you expect to be reimbursed. These are different because you can overbill if you are using our Change Healthcare Clearinghouse integration. If you are not, then you can make those the same.

Therapist type. The type of therapist providing the services.

Therapist Level. If your therapist types have levels, you will need to create billing codes per level. If that is not a thing for your practice, leave field blank.

Rendering provider override. This option is to be used when you need to bill this code under someone else's credentials

Payer. Select the payer of the client receiving the services.

Billing code. Enter billing code.

Modifiers. Enter any modifiers if any.

When you schedule there are several things Behaviosoft will check for in the active billing code list. It will look for a billing code with the same type of therapist, same level (if any), same payer, and the combinations of flags that can be seen below. If you see "Automatically generated" it means that Behaviorsoft was not able to find a billing code that matches with all the conditions of the visit (type of therapist, same level (if any), same payer, and the combinations of flags). An automatically created billing code should be edited to whatever it is supposed to be.

After all billing codes exist, a default can be selected so it's the one that appears as default when that combination (type of therapist, same level (if any), same payer, and the combinations of flags) is scheduled.

Billing codes are then reflected on  Client AuthorizationsBilling Summary for a client, and Payroll Summary for a therapist.


Billing Code Flags

When adding or editing a billing code, there are certain flags that can be used to  

1. CASE A: Visit with no flags.

Visit SAB.png

Billing Code SAA-Corregido.png


2. Case B: Visit with telehealth flag

Visit
SBA.png
Billing Code
SBB.png

3. Case C: Visit with training flag

Visit
SCB.png
Billing Code

SCA.png

4. Case D: Visit with telehealth and training flag

Visit
SDB.png
Billing Code

SDA.png

Autogenerated codes 

These are generated when there aren't any billing codes created for a specific combination of therapist type, therapist level, flag, and payer. 

The way you can fix this is by simply going into settings > financial settings > billing codes and by clicking on edit.

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Códigos de facturación

Los códigos de facturación son parte de la configuración en la categoría general. Para configurar los códigos de facturación, debe hacer clic en ajustes en el menú de navegación superior y seleccionar códigos de facturación.

Basándose en las necesidades de su compañía, usted puede añadir códigos de facturación y editar o eliminar los preexistentes.

Titulo. Es una etiqueta para poder indentificar el codigo de cobro, puede ser Cualquier cosa que facilite la identificacion.

Notificacion de Documento cobrable. Destinado a se usado cuando el cobro sera realizado por tarifa fija y no por hora. Al seleccionar esta opcion, hara que el campo de minute por unidad sea 0 y unidad completa de 1440. Cual sea entre 1 minuto y 24 horas sera reflejado como 1 unidad independiente en el resumen de cobro.

Visitas de Telesalud. Esta opcion debe ser usada cuando la terapia tomara lugar pormedio de una solucion de telesalud (Nuestra, u Otra). Este sera el codigo de cobro que utilizara Behaviorsoft en el ejemplo B (Visto abajo).

Entrenamiento. Para ser usado cuando terapeuto asignado sera supervisado. Este sera el codigo de cobro que utilizara Behaviorsoft en el ejemplo B (Visto abajo).

Unidades de servicio por minute/ Unidades servicio completo. Segun los estadares ABA las unidades de servicio son como minimo de 8 minutes y maximo de 15 minutis por lo que no habria que tocar esta opcion a menos que se estuviera acomodando el tiempo para brindar servicios aleatorios.

Facturacion de unidad contratada y Facturacion reembolsable por unidad contratada. Debera ingresar en facturacion de unidad contratada el costo por cada unidad, y facturacion reembolsable el monto que se ha considerado para ser reembolsado. Esta es diferente porque en este metodo se puede sobre cobrar si se esta usando nuestra facturacion integrada con Change Healthcare Configurar la facturación integrada con Change Healthcare. De lo contrario puede dejar estos campos iguales..

Tipos de Terapeuta. Son los tipos de terapeutas que brindaran los servicion.

Nivel de Terapueta. Si en un dado caso los terapuetas tienen diferentes niveles, tendran que crear codigos de cobro dependiedo de los niveles. De no haber niveles no es problema, puede dejar este cambo en blanco.
Facturacion con otras credenciales. Esta opcion es de ser utilizada solo de ser necesaria, claro ejemplo se puede ver en el siguiente articulo Facturar con otras credenciales

Pagadores. Seleccionar el pagador que estara cubriendo el servicio del cliente..

Codigo de Cobro. Ingresar el codigo de cobro.

Modificadores. Ingresar modificadores de ser necesarios.

Cuando se Programa un servicio, existen varias cosas que Behaviorsoft revisa para seleccionar el codigo de cobro indicado, buscara un codigo de cobro del mismo tipo de terapeuta, mismo nivel (si existiere), mismo pagador, y las combinaciones necesarias, de no ser correctas una de las notifiacaciones seria “Generado Automatico”, esto quiere decir que Behaviorsoft no pudo encontrar el codigo de cobro adecuado para las codiciones del servicio brindado (Tipo de Terapeuta, Nivel de Terapeuta (si esitiera), Mismo Pagador, y las combinacions de las opciones). Un codigo de cobro de generacion automatica sera creado, en este caso, codigos de cobro deberan ser editados y cualquier otra cosa que sea necesaria.

Luego de que todos los codigos de cobro existen, un codigo predeterminado puede ser seleccionado cuando dicha combinacion sea seleccionada (Tipo de Terapeuta, Nivel de Terapeuta (Si existiera), Pagador y seleccion de opciones).

Los códigos de facturación se despliegan en las autorizaciones (Client Authorizations), el resumen de facturación (Billing Summary) para un cliente y el resumen de planilla (Payroll Summary) para terapeutas.

Opciones de códigos de facturación

Cuando se añade o se edita un código de facturación, ciertas opciones se pueden usar como marcar una visits como training/supervision o marcarla como teleheatlh.  

1. Caso A: Visita sin opciones.

VisitaSAB.png

CódigoSAA-Corregido.png

   

2. Caso B: visita con opción de telehealth

Visita
SBA.png
Código
SBB.png

3. Caso C: Visita con opción de training/supervision

Visita
SCB.png

Código


SCA.png

4. Caso D: Visita con ambas opciones (telehealth y training/supervision)

Visita
SDB.png

Código


SDA.png

Códigos autogenerados

Se generan cuando no hay códigos de facturación creados para una combinación específica de tipo de terapeuta, nivel de terapeuta y pagador. 

La forma de arreglar esto es simplemente ir a la configuración > códigos de facturación y hacer clic en editar.

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