Client Documents / Documentos del cliente

This can only be setup by administrators and superusers with permissions. Client Documents is an easy and intuitive way of uploading documents, and knowing which documents are due soon or are missing at any given point. You can set up these client documents tied to a specific date significant to a client, for example, you can set up a client document that needs to be uploaded every month after the start of service, initial assessment, etc.

You can set up Client Documents as placeholders for a client type to upload. You can customize these documents with different settings to match your needs.

Example of how these placeholders will look:

Client Documents can be customized under Settings, on the top navigation menu, in the Client Documents section.

To set up client documents you must click on Settings in the top navigation menu and select client documents.

Based on your company’s needs and Medicaid policies, you can add more client documents, edit pre-existing client documents, or delete client documents. 

Click on  ADD DOCUMENT.

Here are the fields in the Create Client Documents screen:

  1. Applies to client type: You must select which client type(s) by insurance the document pertains to (by default, every client who has that type will automatically have these placeholders to upload).
  2. Title: Enter a title for the client document.
  3. Description (Optional): Write a description of the document.
  4. Optional Template: Upload a template for the document. (This is not necessary, but will give you the ability to quickly upload personalized private practice documents or reports).
  5. Required: The required checkbox must be marked at all times for the software to alert users of missing documentation.
  6. Visibility & Responsibility: Checking the box that says Company Only will result in only a Super User having access to upload and view those documents. Selecting a TherapistType Responsible will categorize that document type as the responsibility of the selected therapist. e analyst, assistant, etc.
  7. Variable time frame: If this is selected, you may set your separate expiration date for the document.
  8. Count from the first upload: The system will begin requiring documentation after the first document of that type is uploaded into the system.
  9. Count from: The software will use the selected date (these dates come from the Client details) to detect missing or expiring soon documents (i.e. Client Creation, Start of Service, Initial Assessment, etc.).
  10.  Before date: The software will use the selected date (the Authorization Ends detail comes from the client profile) to detect the document that is expiring soon and must be uploaded to allow the service to continue for a client.
  11. Expires in an amount: The document will expire in specified units: 1, 6, 12.
  12. Expires in units: The units are specified usually in days, months, years.

Optional:

First due in an amount: The number of units you want the document to be due for the first time.

Expires in units: Days, months, years.

Example:

If an initial time-frame for a document is required, for example, 30 days after the creation of a  Client in the software (Client Creation), but then after 6 months recurring, the following screen could be used:

The client document changes are reflected immediately on the client’s page.  We recommend that you edit these settings back and forth before you start your production mode.

You can also click on the left navigation shortcut to reach this section on a client profile page.

The number of client documents that are missing or due soon will appear on the clients' page, in the due Soon/Missing column: 

    It will also show up in the top right corner of your client profile page: 

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Documentos del cliente

Esto sólo puede ser configurado por los administradores y superusuarios con permisos. Los documentos del cliente es una forma fácil e intuitiva de subir documentos y saber qué documentos se vencen pronto o están faltantes en cualquier momento. Usted puede configurar estos documentos de cliente enlazados a una fecha específica o a un cliente específico. Por ejemplo, usted puede configurar un documento que necesite ser subido cada mes después de la fecha de inicio de servicios, la evaluación inicial, etc.

Usted puede configurar documentos de cliente solo para cierto tipo de cliente que haya configurado. Puede personalizar estos documentos con configuraciones distintas según sus necesidades.

Ejemplo de como se verían estos documentos en el sistema:

Los documentos del cliente pueden ser configurados haciendo clic en Settings en el menú de navegación superior y seleccionando Client Documents.

Basándose en las nececidades de su compañía y las politicas de Medicaid, usted puede añadir documentos y editar o eliminar documentos preexistentes. 

Haga clic en ADD DOCUMENT.

Aquí hay algunos de los campos que verá en la pantalla para crear un nuevo documento de cliente:

  1. Aplica a este tipo de cliente: Aquí debe elegir a que tipo de cliente según los seguros aplica este documento. Así, esos tipos de clientes tendrán esa sección en sus perfiles para subir, editar o eliminar el documento.
  2. Título: Para ingresar el título o nombre del documento.
  3. Descripción (opcional): Describa una descripción del documento.
  4. Plantilla (opcional): Subir una plantilla del documento. Esto no es necesario pero le dará la habilidad de subir una plantilla personalizada o perteneciente a su compañía (reportes, evaluaciones, etc.)
  5. Requerido: La opción de requerido debe estar seleccionada para que el software pueda alertar a los usuarios de documentos faltantes.
  6. Visibilidad y responsabilidad: Activar la opción de Company Only resultará en que solo un super usuario tenga la habilidad de subir y ver esos documentos. Seleccionar un tipo de terapeuta como responsable, hara que ese tipo de terapeuta también pueda subirlo.
  7. Período de tiempo variable: Si esto es seleccionado, usted puede configurar una fecha de vencimiento distinta.
  8. Contar desde la primera subida: El sistema empezará a requerir el documento desde que el primer documento de ese tipo sea subido.
  9. Contar desde: El software utilizará la fecha elegida (esta fecha viene de los detalles del Cliente) para detectar documentos faltantes o próximos a vencer. La fecha puede ser la fecha de creación del cliente, la fecha de inicio de servicios, la fecha de la evaluación inicial, etc.
  10. Antes de: El software utilizará la fecha seleccionada (el final de autorización se toma del perfil del cliente) para detectar si un documento esta faltante o próximo a expirar y si debe ser subido para permitir que los servicios para el cliente continue.
  11. Se vence en cantidad: El número de unidades en el cual el documento vencerá. Puede ser cualquier valor númerico (1, 6, 12, etc.).
  12. Se vence en unidad: La unidad se puede poner en días, meses o años.

Opcional–

Pendiente en: El número de unidades en las cuales quiere que el documento este pendiente por primera vez.

Vence en unidades: días, meses o años.

Ejemplo:

Para crear un documento que se requiera 30 días depués de la creacion del cliente en el software y luego cada seis meses, debe usarse la siguiente pantalla:

Los cambios a la configuración de los documentos de cliente se ven reflejados en el perfil de los clientes. Recomendamos que juegue con estas configuraciones antes de realmente comenzar a utilizarlas.

En el menú de navegación lateral, usted puede hacer clic en la sección Other Documents en el perfil de un cliente para ver los documentos configurados.

El número de documentos de cliente que estén faltantes o próximos a vencer aparecerán en la pantalla de clientes, en la columna de próximos a vencer/faltantes (Due Soon/Missing).

También se mostrará en la esquina superior derecha en el perfil del cliente. 

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